Анализ информационной системы отдела маркетинга на предприятии на примере

Бесплатно!

1. Уровень зрелости процессов управления предприятия

Уровень зрелости процессов управления исследуемого предприятия характеризуется такими основными признаками, как:

– наличие формализованного описания процессов (представленных в виде внутренних регламентов предприятия), которое зачастую игнорируется некоторыми сотрудниками предприятия (фабрики);

– отсутствие централизованного сбора информации, касающегося измерения эффективности (использования метрик эффективности) существующих процессов;

– структурное деление на отделы и подразделения;

– существование оперативных планов, разработка которых ведется с учетом полученного опыта и знаний.

2. Состояние IT в организации

  1. Степень автоматизации процессов. Автоматизированной является лишь та часть процессов, которая обеспечивает максимальную прибыль предприятию (фабрики), хотя осознается необходимость в автоматизации всех сфер деятельности.
  1. Уровень зрелости IT процессов (повторяющийся, но интуитивный):
  • Процесс формирования информационной архитектуры находится на стадии развития
  • Стратегическое планирование ИТ ведется по мере необходимости
  • Имеет место тактическое планирование, ориентированное в большей степени на разработку решений, связанных с техническими проблемами
  • Существует понимание необходимости создания эффективной системы контроля в области ИТ, но практики преимущественно неформальны
  • Различные подходы к поиску ИТ решений, основанные на интуиции, существуют и разнятся в рамках организации
  • Используются различные, но сходные процессы приобретения и поддержки приложений, основанные на опыте и квалификации внутри службы ИТ.
  • В организации присутствует понимание в необходимости наличия базовых политик и процедур в области закупок для ИТ
  • Существует неформальный процесс управления изменениями, который соблюдается для большинства случаев внесения изменений.
  • Есть понимание необходимости соблюдения внешних требований (регулирующих норм, законодательства) и это доведено до сведения персонала (разработаны отдельные процедуры обеспечения соответствия конфиденциальности персональных данных);
  • Ведется совершенствование некоторых ИТ процессов по инициативе отдельных сотрудников;
  • Руководство службы ИТ выполняет регулярный мониторинг эффективности того, что им понимается как наиболее важные меры внутреннего контроля;
  • Интерпретация результатов мониторинга основана на личном опыте ключевых сотрудников;
  • Нет документального плана обеспечения непрерывности обслуживания, хотя имеется такое намерение и определены главные принципы его реализации

3. Анализ узких мест

Анализ функциональной деятельности и функционального взаимодействия отдела маркетинга

В нашей предметной области рассматриваются следующие основные функции: сбор информации о клиентах, получаемой от отдела маркетинга, бухгалтерии, клиентов и отдела продаж; обработка (классификация, диверсификация) полученной информации, включая историю переписки и справочную информацию о клиентах; составление (разработка) аналитических отчетов, направленных на прогнозирование и анализ цикла продаж, а также на непосредственную выдачу информации о клиентах, включая коммерческие предложения и рекомендации по работе с клиентами.

Функция «сбора информации о клиентах» представляет собой извлечение и консолидацию информации, которые реализуются разными отделами предприятия (отделом маркетинга, бухгалтерией, отделом продаж). Данный процесс требует больших трудозатрат, а также зачастую подразумевает некую противоречивость и неактуальность полученной информации, связанную, в первую очередь, с тем, что собираемая информация хранится разрозненно.

Функция обработки (классификации, диверсификации) собранной информации приводит к некоторому искажению полученной информации, поскольку информация для обработки поступает из разных источников (возможна потеря информации), а также практически отсутствует защита от несанкционированного доступа к обрабатываемой информации.

Функция сотрудников отдела маркетинга, заключающаяся в разработке аналитических отчетов, направленных на прогнозирование и анализ цикла продаж, а также на непосредственную выдачу информации о клиентах, включая коммерческие  предложения и рекомендации по работе с клиентами требует большого количества времени (трудозатрат), а также напрямую зависит от личности сотрудников отдела продаж, которые по личным мотивам могут предоставлять частично  недостоверную информацию (невозможность точной фиксации сотрудника, предоставляющего ту или иную информацию). Помимо этого данная функция подразумевает тщательный анализ обработанной на предыдущем этапе информации, что при разрозненно хранящих данных является весьма нетривиальной задачей.

Анализ инормационных потоков и информационного взаимодействия с другими объектами

Передача документов внутри отдела между сотрудниками и между отделами регламентирована внутренним регламентом предприятия (фабрики), который устанавливает для этих целей определенный временной интервал, следовательно, имеет место некоторое запаздывание информационного потока, который замедляет все существующие процессы. Помимо этого, при отсутствии некоторых “ключевых” сотрудников отдела маркетинга (отдела продаж) на рабочем месте (командировка, болезнь, отпуск) получить нужную информацию о клиенте [и сделках с ним] является весьма проблемной задачей.

Также следует отметить то, что переписка с клиентами, в основном, ведется по электронной почте, а следственно хранится только в почтовом ящике отдела продаж (отдела маркетинга), информация о ней не может быть доступна руководству (важные письма могут пропасть или быть стерты; невозможно восстановить историю работы с клиентом).

Еще одним важным фактором, влияющим на эффективность информационного взаимодействия, является то, что существует проблема дублирования информационных потоков, связанная в первую в очередь с тем, что не существует некого единого информационного  хранилища.

4. Предложения по усовершенствованию информационной системы маркетинга и в целом предприятия

На основании анализа можно сформировать предложения по усовершенствованию информационной системы предметной области и в целом предприятия. При выработке предложений надо учесть:

  • длительность типовых операций;
  • дублирование и противоречивость информационных потоков;
  • необходимость оперативного доступа ко всей информации, касающейся клиентов;
  • возможность идентификация сотрудника по предоставленной им информации;
  • степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц;
  • степень применения средств автоматизации.

Однако надо учесть, что переход к новой системе обработки данных потребует значительных затрат на проектирование, разработку, покупку техники и программных средств, обучение персонала и по практике аналогичных проектов даст экономический эффект не ранее чем через год. При этом имеет смысл разрабатывать корпоративную информационную систему, поскольку информация, обрабатываемая в отделе продаж, связана с большинством отделов предприятия.

Детали:

Тип работы: Контрольная работа

Предмет: Менеджмент и управление

Год написания: 2010

Добавить комментарий

Ваш email не будет показан.

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования.